Ambiente organizado indica maior eficiência

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Fonte: Jornal de Londrina – Telma Elorza

Segundo especialistas, a chamada “bagunça organizada” não passa de desculpa para adiar tarefas –
e produtividade pode cair até 20%

A falta de organização, seja no trabalho, em casa ou na vida pessoal, significa perda de tempo. Em um ambiente profissional, a produtividade pode cair significativamente se a pessoa tiver que parar para procurar um telefone ou documentos no meio da pilha de papéis, pastas e objetos acumulados na mesa. Segundo o consultor empresarial londrinense Wellington Moreira, da Caput Treinamento e Consultoria, a perda de tempo pode chegar a 20%. “Imagine isto em horas, dias, meses e até anos, o quanto vai representar em perdas para a empresa”, apontou.

Para Moreira, a chamada “bagunça organizada” é apenas uma desculpa para adiar a tarefa de se livrar dos excessos. “A desorganização é a externização de algumas outras deficiências do profissional. Quem mantém a mesa desorganizada, vive a vida inteira desta forma. Pode até ser relapso profissionalmente”, afirmou.

Segundo o consultor, algumas empresas não vão para frente porque não conseguem se organizar de forma competente. “A desorganização não é só material. Pode ser virtual. Um computador mal organizado, sem divisão em pastas, por exemplo, vai fazer o profissional perder tempo procurando um arquivo em meio a milhões de outros. Com a probabilidade de não encontrá-lo”, disse.

Até um projeto ou idéia mal registrada pode significar perdas futuras. “O que é preciso é vencer a barreira cultural e levar o princípio da organização para todos os setores da vida”, afirmou o consultor. A personal assistant paulistana Heloisa Sundfeld concorda. Segundo ela, a frase “eu me encontro na minha bagunça” é uma das maiores mentiras que a pessoa conta para si própria. “A organização poupa tempo e dor de cabeça”, afirmou.

Bagunça alheia
Heloisa Sundfeld ganha a vida organizando a bagunça alheia, um serviço que fazia de forma amadora para amigos até perceber que as pessoas e empresas estavam carentes deste tipo de trabalho. Em 2003, ela montou a Help Personal Assistant. Hoje, entre seus clientes estão desde donas de casa e solteiros até empresas de pequeno porte.

Segundo ela, não há uma fórmula adequada para se organizar. “É questão de bom senso. O que serve para mim, pode não dar certo para você”, explicou.

Mas as regras básicas, para Heloisa, são simples: deixar à mão apenas as coisas que utiliza com freqüência. “Se não vai usar sempre, guarde numa pasta, numa gaveta ou armário”, apontou. Para documentos antigos, agendas usadas e papeizinhos com anotações o destino deve ser o lixo. “Porque anotar recados em papéis soltos? O melhor é usar a agenda, onde já fica arquivado e à mão”, apontou.

O princípio de um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar também deve ser seguido, segundo ela. “São práticas que podem ser implantadas em qualquer local, de uma fábrica a uma residência. E vão garantir uma produtividade maior”, afirmou.

Uma oficina sem parafuso fora do lugar
Culturalmente, oficinas mecânicas sempre foram identificadas como locais sujos, cheios de graxa e com muitas ferramentas espalhadas. Mas as oficinas da Jabur Toyopar são um exemplo do que a organização pode fazer pela empresa e seus clientes. Lá, os mecânicos são chamados de técnicos e não se vê um parafuso fora do lugar.

Segundo o chefe da oficina, Valentim Trodorfe, a diferença está no programa de Marketing de Serviços da Toyota (TSM, sigla em inglês). O programa começou há ser implantado no Brasil em 2002. Hoje, dos 123 distribuidores da marca no País, 39 já foram certificados. A oficina da Jabur recebe sua certificação neste mês.

Segundo Trodorfe, a diferença entre as oficinas da Toyota e as das outras está principalmente na esquematização por etapas de trabalho. “Assim, o cliente, quando agenda o serviço, ele sabe exatamente a hora que vai entregar e retirar o veículo”, explicou.

Chip
Pelo sistema de agendamento, até as peças necessárias para substituição são separadas no dia anterior. As etapas de trabalho também são acompanhadas via chip. “Assim,eu sei exatamente quem está trabalhando e quem não está”, afirmou.

Cada técnico também recebe um carrinho de ferramentas comuns, no qual cada gaveta comporta um tipo de ferramenta. “Assim, ele não perde tempo procurando uma ferramenta específica”, lembrou. As especiais, de uso comum, são “trocadas” por crachás. “Cada técnico recebe cinco crachás. Se ele precisa de uma ferramenta especial, vai até o armário, pega e deixa um crachá. Se outro precisar da mesma ferramenta, ele sabe com quem encontrar”, explicou.

De acordo com o diretor de Pós-Venda da Jabur, Fabiano Andreatta, tudo isto foi planejado para que a oficina seja eficiente e produtiva. “Poupando o tempo que o técnico perderia procurando uma ferramenta, podemos atender mais um cliente”, explicou. Hoje, a oficina é capaz de atender 30 veículos/dia.

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